La sous-traitance consiste à confier tout ou partie de son activité à un tiers afin de se concentrer sur son cœur de métier. On peut externaliser la fourniture de matériel, une prestation de services, l’organisation d’un événement ou même des travaux à divers sous-traitants locaux. Si d’habitude la sollicitation d’un prestataire externe est courante dans des domaines tels que le BTP, la logistique, l’informatique ou les services aux entreprises, il est de plus en plus fréquent qu’un contrat d’entreprise lie un donneur d’ordre et un exécutant dans d’autres domaines, y compris le sport.
En tant qu’entrepreneur et gérant d’un club, vous cherchez une stratégie efficace grâce à laquelle vous aurez accès à des compétences complémentaires tout en réduisant les coûts et en gagnant du temps ? Songez au portage, à la co-traitance ou à la sous-traitance.
Dans cet article, nous allons vous guider pour créer et gérer vos partenariats avec divers sous-traitants sans que cette opération ne devienne un véritable casse-tête !
Fondamentaux de la sous-traitance et de la mise en place de partenariat
Les bases du partenariat de sous-traitance
Qu’il s’agisse d’un contrat conclu dans le contexte du bâtiment et des travaux publics ou au sein d’une entreprise sportive, le principe reste fondamentalement le même. Chaque partie (donneur d’ordre et sous-traitant) signe un contrat, opération par laquelle la convergence de leurs efforts est formalisée. Il contient de nombreuses clauses, incluant les conditions de résiliation, la durée de l’engagement ou encore le mode de résolution d’éventuels litiges.
Dans le BTP, on confie aisément une partie des travaux stipulés sur le cahier des charges et exigés par le maître d’ouvrage à une tierce personne. Il peut s’agir d’installer un équipement de chauffage, de rénover un système de plomberie, de peindre des murs intérieurs, etc.
Que sous-traiter à un prestataire extérieur lorsque l’on est une entreprise de sport ou de loisir ? La gestion des installations, l’entretien, le nettoyage, la sécurité ou même la vente de produits dérivés peuvent être envisagés. Selon vos besoins, différentes formes de partenariats de sous-traitance existent :
- la co-traitance: partenariat entre aux moins deux entreprises, qui allient leurs forces respectives pour répondre à un marché public ou à un marché privé ;
- le portage: l’entreprise de portage met à disposition du porté certaines compétences et assure également sa gestion juridique, administrative et financière.
Choisir un sous-traitant et les critères d’agrément
Avoir recours à un prestataire externe ou faire appel à un sous-traitant n’est hélas pas toujours un calcul gagnant. On constate très régulièrement des cas de défaillance du sous-traitant, qui n’est pas nécessairement soumis à une obligation de résultat. Ceci justifie d’autant plus de bien le choisir et d’effectuer de nombreuses recherches en amont.
Comment trouver un prestataire de sous-traitance qualifié et fiable ? Nous vous recommandons de procéder comme suit :
- définir vos besoins: afin de recourir à un prestataire de service en adéquation avec vous ;
- lister des candidats potentiels: trouvés sur des annuaires, des réseaux professionnels ou encore grâce aux recommandation d’autres entreprises les ayant sollicités ;
- évaluer leur niveau: selon leur expérience, leurs compétences ou encore leurs certifications ;
- analyser les offres et les devis proposés: vous pouvez également négocier les tarifs si ceux-ci vous paraissent déraisonnables.
Enfin, en tant que donneur d’ordre, notez que vous êtes également soumis à une procédure d’agrément ainsi qu’à certaines obligations de vigilance :
- demande d’attestation de vigilance à l’URSSAF: afin de vérifier que le prestataire est à jour de ses obligations sociales ;
- vérification de son immatriculation au RCS (registre du commerce et des sociétés) ou du RM (répertoire des métiers) ;
- vérification de l’aptitude professionnelle du prestataire, en particulier lorsqu’il est question de sécurité ou de prévention des risques professionnels.
Élaboration du contrat de partenariat de sous-traitance
Rédaction des clauses contractuelles importantes
Lorsqu’il est question de rédiger un contrat de partenariat en bonne et due forme, n’hésitez pas à vous adresser à un expert du droit tel qu’un avocat ou un juriste pour vous assister. Le document assure la protection de chaque partie et lui détaille quelles sont ses obligations. Il comprend certaines clauses essentielles telles que :
- la durée et l’objet du contrat ;
- les modalités de résiliation ;
- le tarif et les modalités de paiement ;
- les assurances et garanties ;
- les obligations des deux parties ;
- le règlement de des différends ;
- la propriété intellectuelle et la protection des données ;
- etc.
Gestion financière et facturation au sein du partenariat
La sous-traitance, lorsqu’elle est mise en place, implique certains aspects financiers tels que :
- la facturation: pouvant s’établir au mois, au temps passé ou sur la base d’une somme forfaitaire due ;
- le règlement: il doit être effectué par le client final (vous-même) en temps et en heure ;
- les garanties d’exécution prévues par le contrat : il s’agit de clauses de réserves garantissant la bonne exécution des prestations commandées.
Opérationnalisation et suivi du partenariat
Le pilotage de l’exécution des travaux
Une fois lancés, les travaux devraient être réalisés dans les règles de l’art. Voici un scénario idéal qui, malheureusement, n’est pas toujours d’actualité. Dans le cas contraire, le donneur d’ordre peut être impacté financièrement et logistiquement. Afin d’éviter cette déconvenue, mieux vaut communiquer en toute transparente avec chaque prestataire et mettre en place un plan de suivi régulier. Vous pourrez ainsi vérifier que toutes les étapes du projet sont accomplies dans le respect de la demande et des règles en vigueur.
Prévention et gestion des litiges
Certains conflits et litiges peuvent émerger dans le cadre d’un partenariat de sous-traitance. Une fois encore, l’anticipation est la clé. Pour commencer, assurez-vous que le contrat est précis et stipule bien des clauses de résolution des conflits. Ensuite, tentez d’identifier précocement d’éventuels problèmes afin de les gommer au plus vite. Si c’est impossible, vous pourrez toujours passer par la médiation, la négociation, l’arbitrage ou le recours juridique. Notez toutefois que cette dernière option ne doit être envisagée que dans des cas extrêmes.
Pratiques éthiques et relationnelles dans la sous-traitance
Promouvoir l’éthique et la responsabilité corporate
Lorsqu’il est question de responsabilité sociale des entreprises (RSE), les partenariats de sous-traitance ne font pas exception à la règle. À vous de préserver la réputation de votre enseigne et de gérer les risques en choisissant des sous-traitants partageant vos valeurs éthiques et sociales. C’est ainsi que vous pourrez créer une valeur ajoutée pour chaque partie prenante, instigateur du projet comme prestataire externe.
Construire une collaboration de confiance sur le long terme
Peut-être n’avez-vous qu’un projet ponctuel à confier à une entreprise tierce. Cependant, si tel n’est pas le cas et si vous cherchez plutôt un partenariat solide et fructueux sur la durée, investissez-vous d’autant plus dans cette relation d’affaires. Instaurez dès le début une communication ouverte afin de mettre en place une relation de confiance, où votre partenaire et vous-même aurez les mêmes objectifs. Permettez-lui également de développer ses compétences grâce à une évaluation régulière et valorisez-le en lui faisant comprendre à quel point son travail compte et est apprécié.
Sport et sous-traitance, que retenir ?
En fin de compte, la création d’un partenariat de sous-traitance réussi n’est possible qu’à condition de sélectionner avec le plus grand soin une entreprise fiable, avec laquelle vous pourrez faire affaire. Même si la confiance règne, il s’agira de rédiger un contrat de sous-traitance en bonne et due forme, afin que chaque partie comprenne bien les obligations qui lui incombent.
En pilotant les missions avec soin et en prévenant l’apparition d’éventuels litiges, ce type de partenariat vous permettra de faire prospérer votre entreprise sportive et de mettre tous vos efforts dans votre cœur de métier.
